Establecido en 2006, el Departamento de Títulos y Registro de la Propiedad (DTR) de Bermuda mantiene los registros oficiales de títulos de propiedad en toda la isla. El departamento proporciona seguridad jurídica para las transacciones inmobiliarias, garantiza la seguridad en la titularidad de la propiedad y salvaguarda la integridad del sistema de registro de la propiedad del Gobierno de Bermuda.

Desde 2020, el Departamento de Títulos y Registro de la Propiedad ha enfrentado desafíos crecientes derivados de los registros voluntarios, el aumento en las ventas de propiedades y el impacto persistente de la COVID-19. Actualmente, se enfrenta a una acumulación creciente de 800 casos de primera inscripción.

El Honorable Walter Roban JP, MP, Viceprimer Ministro y Ministro de Asuntos Internos, destacó la gravedad del problema:

Nuestros recursos actuales han demostrado ser insuficientes para abordar este aumento en el volumen de trabajo [...] Esta acumulación no solo afecta a nuestro Departamento, sino también a otros servicios esenciales. Retrasa el flujo de información del impuesto sobre bienes inmuebles a la Oficina del Comisionado de Impuestos, afecta a los agentes inmobiliarios, al Departamento de Valoración de Terrenos, a los bancos hipotecarios y tiene implicaciones más amplias para nuestra economía.

Con recursos insuficientes para gestionar el aumento de la carga de trabajo, el Departamento evaluó varias opciones: ofrecer horas extras, contratar personal adicional con un costo estimado de $470,000, subcontratar a proveedores extranjeros, utilizar personal en prácticas y recurrir a profesionales legales jubilados. Cada opción presentaba inconvenientes significativos, incluyendo altos costos, riesgos de indemnización y limitaciones de recursos.

Tras una revisión exhaustiva, el DTR descubrió una solución más económica a través de FluentData, un Socio de Google Cloud especializado en análisis de datos y automatización mediante IA. Su solución de Procesamiento Inteligente de Documentos, DocDash, surgió como el enfoque más sostenible y rentable. El equipo del LTR descubrió que DocDash podía extraer rápidamente información de las escrituras, reducir drásticamente el tiempo de procesamiento y liberar a los funcionarios para centrarse en tareas más complejas.

El Honorable Walter H. Roban JP, MP, detalló la asociación:

Estamos avanzando con una asociación con FluentData como nuestro proveedor de IA. Tras pruebas exitosas, el sistema de IA demostró que podía extraer la información requerida de las escrituras en segundos, una tarea que, de otro modo, llevaría varias horas a los funcionarios. Esta tecnología agilizará el procesamiento de documentos, reducirá la carga de trabajo de los tramitadores y se integrará sin problemas en los flujos de trabajo existentes.

El Departamento ha desarrollado un plan de implementación integral para abordar el trabajo acumulado de manera eficiente. La fase inicial, que ya se completó, incluyó el escaneo y la organización de los 800 expedientes que habían sido devueltos a la custodia del Departamento. El DTR también ha aprobado un servicio de IA de Google basado en suscripción para procesar estos documentos digitalizados.

Se espera que la solución de FluentData complete el proceso de extracción de datos en doce semanas o menos. La información extraída se integrará perfectamente en Landfolio, el sistema de registro existente del Departamento. Para mantener los más altos estándares de precisión, el personal del DTR llevará a cabo una verificación exhaustiva de todos los datos extraídos antes de su incorporación a los registros oficiales.

El DTR ha estructurado el mantenimiento continuo a través de un modelo de suscripción basado en el consumo, garantizando la eficiencia y la rentabilidad en las actualizaciones del sistema.

El Honorable Walter H. Roban JP, MP, declaró:

"El costo inicial para la implementación de la IA se estima en aproximadamente cincuenta mil dólares ($50,000), con gastos recurrentes mínimos."

La integración de tecnologías de IA y aprendizaje automático supone un avance significativo para el sistema de registro de la propiedad de Bermuda. La solución promete mejorar la precisión, reforzar las medidas de seguridad y optimizar la eficiencia operativa, al tiempo que minimiza los riesgos de indemnización para el gobierno y eleva los estándares de prestación de servicios.

La solución de IA del DTR está programada para su despliegue el 20 de diciembre de 2024, y se espera que la implementación completa concluya a finales de enero de 2025.